3 of 33 keer? Check zo vaak als je wilt

Hoe vaak check jij je e-mail?

geeltje e-mailEen paar keer per dag, ieder uur of steeds als je een melding krijgt?

Of je het nu 3 of 33 keer doet, het maakt niet uit.

Misschien denk je dat dit haaks staat op alle adviezen van de time-managementgoeroes, maar dat is niet zo. Het aantal keer dat je je mail opent is niet zo van belang.

E-mail heeft een sterk zuigend effect. Op de een of andere manier MOET je gewoon even kijken even lezen als je een geluidje hoort, een envelopje of op je mobiel een klein rondje met het aantal nieuwe berichten ziet. Ik schreef al eerder over de verslavende werking van e-mail.

Het is instant nieuwsgierigheidsbevrediging, wie kan de verleiding weerstaan?

En hoe erg is dat nou eigenlijk? Lezen duurt maar heel even, het kost amper tijd.  En het voordeel is dat je meteen weer op de hoogte bent, toch?

Niet helemaal…

Voor je gevoel is het momentje dat je eraan besteedt superkort, maar de ‘collateral damage’ of ‘bijkomende schade’ is veel groter.

Stel je werkt aan een taak en er komt een melding van een nieuw bericht binnen. Je aandacht wordt weggetrokken van dat waar je mee bezig was, je leest even met een half oog wat er in het mailtje staat.

Je maakt vervolgens een mental-note dat je nog wat moet met dit mailtje. Je sluit de mail en gaat weer verder met je taak. Waar was je ook alweer?

De volgende keer dat je je Postvak IN bekijkt, kom je hetzelfde mailtje weer tegen, je scrollt er snel doorheen en herinnert je weer wat je ermee wilde. Je zegt tegen jezelf dat je niet moet vergeten om dat morgen even te doen.

En ja, je raadt het al, de volgende dag zie je het bericht weer staan, maar omdat er nog urgentere zaken zijn binnengekomen, stel je het afhandelen uit. En zo voegt deze to-do zich bij alle andere mailtjes die vanuit je inbox staan te springen om aandacht.

Het herhaaldelijk openen van dezelfde mail is een enorme tijdverspilling, daar is heel veel winst te halen.

De ‘1x nadenken’-gewoonte is een simpele manier van e-mail verwerken, die ervoor zorgt dat e-mail veel minder tijd vreet.

Pas je dit toe, dan maakt het niet meer uit hoe vaak je je e-mail checkt (met een kleine kanttekening dat te veel onderbrekingen natuurlijk niet bevorderlijk zijn voor je prestaties).

Begin vandaag nog met de ‘1x nadenken’-gewoonte

Stap 1 Open alleen (en enkel en alleen!) je mail, als je minimaal een paar minuten hebt om er direct iets mee te doen.

Stap 2 Handel elke mail direct af, door hem te beantwoorden, op te slaan, te verwijderen of in een takenlijst te zetten.

Stap 3 Zorg dat alle mails waar je een beslissing over hebt genomen uit je inbox verdwijnen.