5 ideeën voor minder onzin-mails

“Ik wil alleen de noodzakelijke mails binnen krijgen, geen onzin.”

onzinDit zegt een cursist voorafgaand aan de training Outlook. De rest van de groep knikt instemmend. Niemand wil zijn tijd verdoen met onbelangrijke, oninteressante of irrelevante berichten.

Het probleem is alleen, dat onzin-mails elke dag weer hun weg naar je inbox vinden en dat je er aandacht aan moet besteden.

Het scheelt veel energie als alleen nuttige e-mails, die jij direct nodig hebt voor het uitvoeren van je werk, in je Postvak IN terechtkomen. Je kunt hiervoor natuurlijk een secretaresse in dienst te nemen. Zij screent jouw mailbox, beantwoordt simpele berichten en legt alleen een handjevol essentiële berichten aan je voor.

Een heerlijk vooruitzicht.

Maar voor het geval dat die secretaresse nog even op zich laat wachten, geef ik je vast 5 ideeën om het aantal inkomende e-mails aanzienlijk in te dammen (naast een goede spamfilter, uiteraard):

1 Stuur minder mails.
Het lijkt een ontzettende open deur, maar gezien het grote aantal discussie-mails, is het geen overbodige tip. Pak wat vaker de telefoon!

2 Beperk het aantal automatische berichten in je inbox.
Alle nieuwsbrieven en reclame-mails hebben (wettelijk verplicht) ergens onderaan een link waarmee je je kunt afmelden. Of gebruik een programma als Unroll me.  En als je dan toch bezig bent, zet dan het aantal meldingen dat je van Linkedin, Facebook en andere media krijgt, zo laag mogelijk. Bij ‘Instellingen’ kun je aangeven waarvoor en hoe vaak deze partijen jou een mail mogen sturen.

3 Gebruik regels (of filters) om berichten direct in aparte mappen binnen te laten komen.
Op die manier kun je bijvoorbeeld nieuwsbrieven, meldingen of periodieke  updates, op jouw tijd, in een keer, doornemen.

In Outlook stel je dat heel gemakkelijk in: ga op het betreffende bericht staan/klik met je rechtermuisknop/Regels/Regel maken/Vink aan ‘Van’ of ‘Onderwerp bevat’/Vink aan ‘E-mail naar map verplaatsen’/Map selecteren/Ok/Ok.
In Gmail stel je filters in: open een bericht/klik op ‘meer’/Berichten zoals deze filteren/Filter maken met deze zoekopdracht/Vink aan ‘Postvak In overslaan’/Maak een label of kies een categorie/Filter maken.

Tip 3 is uitermate geschikt om te combineren met tip 2!

4 Maak e-mailafspraken met collega’s.
Zet een keer op de agenda hoe jullie de cc willen gebruiken. En bespreek ook meteen die andere grote ergernis, de ‘reply all’ c.q. ‘allen beantwoorden’, die voor veel extra mails zorgt. Je voorkomt dit soort mailbommetjes door de bcc goed te gebruiken.

5 Wees zuinig op je mailadres!
Laat je e-mailadres niet zomaar overal achter. Maak bijvoorbeeld een speciaal e-mailadres aan (gmail of hotmail), dat je kunt gebruiken als je, voor reclame-acties, wedstrijden en dergelijke, je mailadres moet invullen. Gebruik daarnaast aparte adressen voor zakelijk en privé (ook handig als je nog eens van baan verandert).