Tijd besparen met uitgekookte systemen

Er gaat veel tijd verloren aan het afhandelen van ditjes en datjes.

geeltje slimmer werkenJe wilt je op je werk het liefste bezig houden met de inhoud, met het echte denkwerk. Toch sta je iedere keer weer versteld dat  kleine tijdvretende klusjes je dag oppeuzelen. Ze nemen naar verhouding veel te veel tijd in beslag waardoor er amper ruimte overblijft voor je prioriteiten, laat staan voor creativiteit en nieuwe ideeën.

Hoe voorkom je dat je dag zich vult met onbenulligheden?

Maak meer ruimte voor de inhoudelijke kant van je werk door de organisatorische kant efficiënter aan te pakken!

Je wint veel tijd door terugkerende handelingen te systematiseren. Dat is minder ingewikkeld dan het klinkt. Waarschijnlijk maak je al gebruik van verschillende systemen. Systematisch werken is namelijk niet meer en niet minder dan het doorlopen van een aantal vooraf bepaalde stappen.

Stel, je moet een declaratieformulier invullen. Moet jij dan overal de bonnetjes vandaan plukken? Vind je ze los in je bureaula, in je tas, in je portemonnee en onder je toetsenbord? Of heb je ze allemaal  snel bijdehand? In het laatste geval heb je een bepaalde manier van verzamelen bedacht, die ervoor zorgt dat die declaratie een fluitje van een cent is.

Voordelen van systematisch werken

  • Het scheelt tijd omdat het routinematig afhandelen van kleinere klussen veel sneller gaat.
  • Het scheelt energie, want zit het eenmaal in je systeem, dan hoef je niet meer te piekeren of te zoeken. Je ziet geen zaken meer over het hoofd.
  • Het voorkomt dat je geld misloopt door bijvoorbeeld boetes voor te laat betalen, ontevreden klanten, vergeten declaraties of gemiste kansen.
  • Het maakt je werk overdraagbaar, een ander kan werkzaamheden makkelijker overnemen.

Er zijn veel terugkerende handelingen en acties die je kunt systematiseren:  het registreren van je gewerkte uren, het vastleggen van de acties naar aanleiding van een overleg, het verwerken van je e-mails, het verzamelen van ideeën, het bewaren van inlogcodes, het onthouden van interessante websites, het bijhouden van je administratie enz., enz.

Wanneer werkt een systeem niet?

  1. Het systeem loopt vast als de manier van werken prima voor een ander werkt, maar jou heel veel energie kost om het je eigen te maken. Het blijft wringen en uiteindelijk geef je er de brui aan. Een goed systeem is logisch voor jou, het past bij jouw stijl van werken en de aard van jouw werkzaamheden.
  2. Het systeem is te ingewikkeld of te geavanceerd. De zwakste schakel in het systeem is de gebruiker, jijzelf dus. Hou het simpel en werkbaar. Een goed systeem is zo complex als nodig en zo eenvoudig mogelijk.

N.B. Systematiseren betekent niet altijd automatiseren. Je kunt natuurlijk wel gebruik maken van de technische hulpmiddelen. Er zijn bijvoorbeeld veel apps voor je mobiele telefoon in de categorie ‘productiviteit’. Een passende app kan het systeem dat je bedacht hebt wel ondersteunen, een app is nooit dé oplossing.

Welke tijdverspillende handeling ga jij in het vervolg slimmer aanpakken?