Maak jij deze opruimblunders?

Er wordt steeds meer digitaal bewaard, toch is papierloos werken nog een utopie.

We worden op onze werkplek maar al te vaak geconfronteerd met veel paperassen die ergens een plek moeten krijgen.

Wat moet je nou bewaren en waar laat je het dan?

Veel kenniswerkers doen maar wat en zijn veel tijd kwijt aan opbergen of terugzoeken. Sommigen worstelen met het onhandige systeem dat een ander bedacht heeft. En velen weten het niet goed, dus komen de papieren op stapels terecht.

Ik geef hieronder de meest gemaakte opbergfouten met de 3 meest gebruikte opbergsystemen en een tip.

Blunders met hangmappen:

  • Te grote hoeveelheden papier in 1 hangmap stoppen (en niet opschonen) waardoor ze uitpuilen, scheuren en scheefhangen.
  • Niet functionele categorieën aanmaken waar noooooit meer naar gekeken wordt.
  • De hangmap geen label/duidelijk onderwerp geven, omdat het papiertje in het plastic ruitertje stoppen zo’n gepruts is. Uiteindelijk weet niemand meer wat er precies in zit.

TIP
Gebruik hangmappen voor dynamische content en groeiende verzamelingen informatie. Je kunt er namelijk heel snel en makkelijk iets aan toevoegen. Ze zijn bijvoorbeeld handig voor lopende projecten, het verzamelen van bespreekpunten met je leidinggevende of van gegevens die je later in overzichten/lijsten moet verwerken. Gebruik evt. zelfklevende, beschrijfbare ruitertjes zodat je de hangmap snel kunt labelen.

Blunders met ordners:

  • Ordners aanmaken met documenten die ook digitaal terug te vinden zijn.
  • Ordners vullen met informatie die primair bij de functie van een ander thuishoort (die daar dus ook al een map van heeft). Dubbel bewaren is jammer van je tijd en je kastruimte.
  • Geen inhoud beschrijven op de rug van de ordner (of nog erger, een oude ordner hergebruiken en het rugetiket niet aanpassen).
  • Thema’s in ordners onderbrengen waar je veel en vaak papieren aan toe moet voegen (dynamische content). Het perforeren is een extra handeling, dus stop je de blaadjes er maar even los tussen of ze belanden op een stapel die ooit nog eens moet….

TIP
Gebruik ordners alleen voor naslag of informatie waar je regelmatig iets in terugzoekt en voor documenten die perse op papier bewaard moeten worden. Onderwerpen en thema’s, die voor jouw werk van belang zijn, kun je hierin mooi bundelen en m.b.v. scheidingsstroken in subcategorieën sorteren.

Blunders met postbakjes

  • Postbakjes vullen met informatie op onderwerp (meestal is het bakje of te klein of te groot voor de categorie en is het onhandig bladeren/lezen).
  • Postbakjes (met labels als ‘urgent’, ‘lezen’, ‘deze week’) gebruiken om papieren, waar je misschien nog iets mee moet, te parkeren. Gevolg is dat die bakjes overvol zitten met een bult papier van de categorie ‘allerlei’.
  • Eerst een stapel postbakjes aanschaffen en dan bedenken wat je er in wilt bewaren.
  • Van die oerlelijke, blauwe postbakjes (die ook nog eens hopeloos uitpuilen), op je bureau, in je blikveld zetten.

TIP
Schaf alle postbakjes af! Serieus, doe ze weg, breng ze terug naar het magazijn, want ze zijn lelijk en onpraktisch. Als je ze dan toch graag nuttig wilt besteden, gebruik ze dan om kantoorbenodigdheden in te bewaren, zoals enveloppen, plastic hoesjes, briefpapier, etiketten, enz. Enne… wel labelen, hè! ; )

Stap 1 Check jouw werkplek op bovenstaande blunders

Stap 2 Kies 1 tip en pas die toe.

Ik hoor graag jouw reactie! Ben je het wel/niet met me eens? Zie jij nog andere opbergblunders bij jou op kantoor? Deel het hieronder!