Sneller archiveren met ‘Pile don’t File’

zoek

Ik ben een digital immigrant.

Dat is iemand die geboren is in de tijd dat lang niet iedereen een computer of mobiele telefoon had en internet nog niet bestond.

Ik kan me inmiddels heel aardig redden, maar er blijft een verschil met de zogenaamde digital natives. Voor jongeren bijvoorbeeld, is het leven, werken en communiceren in een digitale wereld vanzelfsprekend.

We kunnen ons verwonderen over de hoeveelheid tijd die onze screenagers online doorbrengen, maar we kunnen ook heel veel van deze digitale locals leren. Zo heb ik een snelle manier van archiveren en terugvinden afgekeken.

In het papieren tijdperk waren we gewend om informatie onder te brengen in categorieën en subcategorieën. Een papieren document stop je in een bepaalde ordner en met een beetje geluk vind je hem onder de juiste (sub)rubriek weer terug.

Met de opmars van de computer gingen we steeds meer digitaal bewaren. Om informatie overzichtelijk te houden maakten we ook hier gebruik van de (sub)mappenstructuur.

Maar doe je dit langere tijd, voor een snelgroeiende berg informatie, dan is terugvinden dikwijls een drama. Het leek namelijk een hele logische categorie toen je de map aanmaakte, maar nu pieker je je suf hoe je de categorie ook alweer hebt genoemd. En had je de informatie van de Marketingcursus nou in de map Nascholing of Marketing gestopt?

Vaak kom je het felbegeerde stuk pas na het doorzoeken van talloze submapjes, weer tegen. Bovendien vraagt het consequent opbergen in de juiste mappen, een flinke dosis discipline die in de praktijk nog al eens ontbreekt. Met als gevolg nog meer zoekfrustratie.

Digital natives besteden zo weinig mogelijk energie aan opbergen en archiveren van informatie en maken maximaal gebruik van technische hulpmiddelen. Ze hanteren de zogenaamde ‘Pile don’t file methode’.

Bij deze manier van archiveren gooi je alle informatie op een hoop (pile) en laat je de computer het zoekwerk doen. In de computerwereld is zoeken zo’n belangrijke functie, dat je vrijwel in ieder scherm een zoekvenster tegenkomt.

Een document breng je niet meer in een bepaalde (sub)rubriek onder. In plaats daarvan hang je er, voordat je het opslaat, een aantal kenmerken (tags) aan. Met de juiste zoekwoorden heb je in no-time het document terug gevonden. Ander groot voordeel is dat een document onder verschillende categorieën kan vallen, bijvoorbeeld én onder informatie klant X én onder project Y.

Voor digital immigrants is dit wel een kwestie van omschakelen, maar het scheelt ontzettend veel opberg- en zoekenergie.

Wat kunnen digital immigrants en digital natives nog meer van elkaar leren? 

  • Esperanza

    Ik begrijp niet zo goed hoe ik info in mijn inbox kan ‘pilen’. Hoe werkt dat dan, wat moet ik precies doen???

    • PatriciadeVries

      Mails die je wilt bewaren, sorteer je niet meer in allerlei verschillende mappen (op categorie), maar je gooit ze allemaal in één map. Met de zoekfunctie vind je het bericht weer terug, mocht dat nodig zijn.