Waarom direct je taken afhandelen geen goed idee is

Soms heb je zo’n dag. Je bent de hele dag druk met allerlei klusjes, maar toch niet bijzonder productief.

Je probeert alles op je bordje zo snel mogelijk weg te werken. “Doe het nu!” echoot het in je hoofd.

Maar juist doordat je à la minuut handelt, ben je heel inefficiënt bezig. Het lijkt op plantjes water geven bij mijn buurvrouw.

Mijn buurvrouw houdt heel erg van planten en heeft dan ook in alle ruimtes van haar huis sfeervol groen staan.

Ik weet geen namen, maar er staan bloeiende planten in de woonkamer, kruidenplantjes  in de keuken, een sprietig plantje in de gang, een soort palm op de overloop, vetplantjes in de slaapkamer, een varenachtig plantje in de badkamer, enz.

Toen ze op vakantie was, ging ik 2 x per week met het gietertje alle kamers langs, om overal een scheutje water te geven. Het rondje was dan ook veel tijdrovender dan nodig.

Ik was in een fractie van de tijd klaar geweest, als ik al het groen op één plek had kunnen zetten. Maar ja, dat doe je natuurlijk niet ; ).

Je wint tijd door meer van hetzelfde in één moeite door te doen. Een open deur, maar toch handelen we vaak impulsief. Daardoor versnipperen die aparte klusjes onze tijd. Je verliest tijd omdat je ‘de route’ dubbel aflegt.

Handel dus zaken niet meteen af, maar kijk wat je kunt combineren.

Stap 1 Bedenk welke zaken jij wilt clusteren (telefoontjes, (adres)wijzigingen invoeren, archiveren, vragen aan collega X, printen, betalingen of andere terugkerende werkzaamheden).

Stap 2 Reserveer een postvakje, lectuurbak of (hang)map, met een duidelijk label,  waarin je deze acties kunt verzamelen.

Stap 3 Parkeer de klusjes die je van een bepaalde categorie tegenkomt  in die map/bak en handel ze later in één keer af.